Text copied to clipboard!

Název

Text copied to clipboard!

Koordinátor schůzek

Popis

Text copied to clipboard!
Hledáme organizovaného a detailně orientovaného Koordinátora schůzek, který bude zodpovědný za plánování, organizaci a správu schůzek v rámci společnosti. Tato role je klíčová pro zajištění hladkého průběhu firemních setkání, efektivní komunikace mezi týmy a optimalizaci časového harmonogramu vedoucích pracovníků. Koordinátor schůzek bude úzce spolupracovat s vedením společnosti, administrativním týmem a dalšími odděleními, aby zajistil, že všechny schůzky jsou dobře naplánované, účastníci jsou informováni a veškeré potřebné materiály jsou připraveny. Tato pozice vyžaduje vynikající organizační schopnosti, schopnost multitaskingu a výborné komunikační dovednosti. Mezi hlavní odpovědnosti patří správa kalendářů, rezervace místností, příprava podkladů pro schůzky a zajištění, že všechny strany mají přístup k relevantním informacím. Koordinátor schůzek bude také odpovědný za sledování účasti, zaznamenávání klíčových bodů jednání a následné rozesílání zápisů účastníkům. Ideální kandidát by měl mít zkušenosti s administrativní prací, být schopný pracovat pod tlakem a efektivně řešit problémy. Důležitá je také schopnost pracovat s různými softwarovými nástroji pro plánování a komunikaci, jako jsou kalendářové aplikace, e-mailové systémy a nástroje pro videokonference. Pokud jste pečliví, máte smysl pro detail a rádi pomáháte organizovat pracovní procesy, tato pozice je pro vás ideální. Připojte se k našemu týmu a pomozte nám zajistit efektivní a dobře organizované schůzky, které přispějí k úspěchu naší společnosti.

Odpovědnosti

Text copied to clipboard!
  • Plánování a organizace schůzek pro vedení a týmy.
  • Správa kalendářů a zajištění dostupnosti účastníků.
  • Rezervace místností a příprava potřebného vybavení.
  • Příprava a distribuce podkladů pro schůzky.
  • Zaznamenávání klíčových bodů jednání a rozesílání zápisů.
  • Koordinace virtuálních schůzek a videokonferencí.
  • Řešení změn v harmonogramu a informování účastníků.
  • Spolupráce s administrativním týmem na optimalizaci procesů.

Požadavky

Text copied to clipboard!
  • Zkušenosti s administrativní prací nebo koordinací schůzek.
  • Výborné organizační a komunikační dovednosti.
  • Schopnost pracovat s kalendářovými a plánovacími nástroji.
  • Pečlivost a smysl pro detail.
  • Schopnost multitaskingu a práce pod tlakem.
  • Znalost nástrojů pro videokonference a online komunikaci.
  • Flexibilita a schopnost rychle reagovat na změny.
  • Schopnost pracovat samostatně i v týmu.

Potenciální otázky na pohovor

Text copied to clipboard!
  • Jaké nástroje používáte pro plánování schůzek?
  • Jak byste řešili situaci, kdy se schůzka musí na poslední chvíli přesunout?
  • Jaké máte zkušenosti s organizací virtuálních schůzek?
  • Jak zajistíte, aby účastníci byli dobře připraveni na schůzku?
  • Jaké strategie používáte pro efektivní správu kalendářů?
  • Jak byste postupovali při řešení konfliktu v harmonogramu?
  • Jaké administrativní úkoly jste v minulosti vykonávali?
  • Jak zvládáte práci pod tlakem a s více úkoly najednou?